Tối ưu hiệu suất mỗi ngày với Microsoft 365 và Copilot AI – Dùng đúng cách, làm việc thông minh hơn

Đóng góp bởi Nguyễn Thành

07/09

Microsoft 365 và Copilot AI giúp bạn đat hiệu quả công việc một cách nhanh chóng.

Copilot trong Microsoft 365 không chỉ là một công cụ hỗ trợ bạn, mà là một trợ lý AI chiến lược – giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng chất lượng công việc và từng bước phát triển kỹ năng. Nhưng để khai thác tối đa sức mạnh này, bạn cần biết cách dùng cho thật tối ưu.

Bắt đầu bằng yêu cầu rõ ràng: “Prompt” thông minh để nhận kết quả thông minh

Hiệu quả của Copilot phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn đặt câu hỏi hay mô tả yêu cầu. Thay vì chỉ gõ: “Viết email mời họp”, hãy cụ thể hơn: “Viết email mời họp với tông trang trọng, dài khoảng 150 từ, gửi cho ban giám đốc, nêu rõ thời gian, địa điểm và yêu cầu chuẩn bị tài liệu.” Càng cụ thể, Copilot càng cho ra kết quả sát nhu cầu, giảm tối đa thời gian chỉnh sửa.

Sử dụng Copilot như điểm khởi đầu, không phải điểm kết thúc

Nhiều người dùng Copilot chỉ để lấy kết quả và gửi đi ngay, nhưng cách tối ưu là coi đây là bản nháp.

Trong Word, hãy đọc, chỉnh lại câu chữ theo phong cách cá nhân, bổ sung ví dụ hoặc dữ liệu của riêng bạn.
Trong PowerPoint, hãy tinh chỉnh hình ảnh, hiệu ứng cho phù hợp thương hiệu hoặc người xem.

Bằng cách này, bạn vừa giữ được tính cá nhân hóa, vừa học thêm từ gợi ý AI.

Biến Copilot thành “huấn luyện viên” kỹ năng

Nếu chỉ dùng Copilot để nhận kết quả, bạn chỉ tiết kiệm thời gian. Nhưng nếu quan sát cách Copilot tổ chức ý tưởng, chọn từ, phân tích dữ liệu, bạn sẽ học được kỹ năng mới:

Cách viết mạch lạc, logic.
Cách tóm tắt thông tin dài thành ngắn.
Cách tạo biểu đồ rõ ràng, dễ hiểu.

Hãy dành vài phút sau mỗi lần sử dụng để phân tích “tư duy” đằng sau kết quả AI đưa ra.

Kết hợp Copilot với toàn bộ hệ sinh thái Microsoft 365

Copilot mạnh nhất khi bạn dùng xuyên suốt các ứng dụng:

Outlook: Viết email, tổng hợp chuỗi trao đổi, soạn trả lời nhanh.
Excel: Đặt câu hỏi về dữ liệu, yêu cầu biểu đồ hoặc phân tích xu hướng.
Word: Soạn báo cáo, hợp đồng, đề xuất…
PowerPoint: Tạo slide từ tài liệu Word hoặc từ chính ý tưởng bạn nhập.

Hãy tận dụng khả năng đồng bộ dữ liệu qua OneDrive để Copilot có thể truy xuất và hỗ trợ xuyên suốt, không gián đoạn.

Dùng Copilot để chuẩn bị trước – không chờ nước đến chân

Đừng đợi đến khi sát deadline mới gọi Copilot. Hãy dùng AI này từ khâu lên ý tưởng:

Brainstorm tiêu đề cho chiến dịch.
Lập dàn ý báo cáo trước khi thu thập dữ liệu.
Chuẩn bị slide khung trước khi hoàn thiện nội dung.

Việc chuẩn bị sớm giúp bạn có thời gian tinh chỉnh, tránh áp lực và vẫn đảm bảo chất lượng.

Tận dụng đa nền tảng để làm việc mọi lúc mọi nơi

Với Microsoft 365 Personal hoặc Family, bạn có thể dùng Copilot trên laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại. Điều này cho phép bạn:

Soạn email khi đang di chuyển.
Xem lại phân tích dữ liệu khi ở ngoài văn phòng.
Chỉnh sửa slide ngay trước buổi thuyết trình.

Làm việc linh hoạt giúp bạn không bị “kẹt” vào một khung giờ hay không gian cố định.

Kết luận – Bí quyết tối đa hiệu suất với Copilot AI

Copilot sẽ thực sự phát huy tối đa sức mạnh khi bạn:

Đưa ra yêu cầu rõ ràng, cụ thể.
Xem kết quả AI như bản nháp để tinh chỉnh.
Quan sát và học từ cách AI xử lý thông tin.
Kết hợp xuyên suốt trong toàn bộ ứng dụng Microsoft 365.
Sử dụng sớm trong quá trình làm việc.
Tận dụng mọi thiết bị để làm việc linh hoạt.

Khi biến Copilot thành một phần trong quy trình làm việc hàng ngày, bạn sẽ nhận ra mình không chỉ hoàn thành công việc nhanh hơn, mà còn trở nên giỏi hơn ở từng kỹ năng – từ viết lách, phân tích đến thuyết trình.

Hãy để mỗi lần mở ứng dụng Microsoft 365 trở thành một lần bạn tiến gần hơn đến phiên bản xuất sắc nhất của chính mình.

Mời bạn đọc đặt mua Microsoft 365 Personal hoặc Microsoft 365 Family ngay hôm nay tại Thế Giới Di Động và trải nghiệm các tính năng tuyệt vời mà bạn xứng đáng được trải nghiệm.