Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại

Đóng góp bởi Nguyễn Thanh Tuấn Cập nhật 07/11/2022

Microsoft Outlook: Dịch vụ email miễn phí của Microsoft Miễn phí Công cụ Nhà phát hành: Microsoft Corporation4408 lượt xem

Tham khảo ngay các mẫu bàn phím bán chạy nhất:

Tạo thư mục hay rule trong Outlook sẽ giúp bạn phân loại, sắp xếp, quản lý email một cách gọn gàng, ngăn nắp và hiệu quả. Cùng theo dõi bài viết này để biết cách tạo thư mục trong Outlook và cách tạo rule tự động di chuyển, phân loại email nhé.

Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại

Bài viết hướng dẫn cách tạo thư mục trong ứng dụng Outlook trên máy tính Dell Inspiron chạy Windows 10, bạn có thể thực hiện tương tự cho các dòng máy tính nền tảng Windows, macOS khác.

Bài viết thực hiện bản Outlook 2019, bạn có thể thực hiện tương tự cho các phiên bản còn lại.

I. Lợi ích việc tạo thư mục và phân loại thư trong Outlook

Sắp xếp tất cả các thư được gửi từ một địa chỉ vào một thư mục.
Quản lý thư một cách hiệu quả theo từng thư mục riêng.
Tìm kiếm thư dễ dàng.

Đồ nhà táo sale đến 50%, xem ngay nhé bạn

II. Cách tạo Folder trong Outlook

1. Tạo trên trang web

Bước 1: Mở trang web Outlook, tại danh sách menu ở bên trái giao diện, bạn hãy nhấn vào Tạo thư mục mới (New Folder).

Tạo thư mục mới

Bước 2: Nhập tên thư mục của bạn.

Nhập tên thư mục

Như vậy, bạn đã tạo thư mục thành công.

Tạo thư mục trên web Outlook

2. Tạo trên phần mềm

Bước 1: Nhấn chuột phải vào vị trí bạn muốn thêm thư mục ở danh sách menu bên trái > Nhấn vào New Folder.

Chọn New Folder

Bước 2: Nhập tên thư mục bạn muốn tạo.

Đặt tên thư mục

Như vậy, bạn đã tạo thư mục thành công.

Tạo thư mục thành công

III. Cách tạo Rule tự động di chuyển email bằng phần mềm

1. Hướng dẫn nhanh

Nhấn chuột phải vào email > Nhấn vào Rules > Chọn Create Rule > Chọn From, subject, send to > Chọn Move the item to folder > Chọn Select Folder
Chọn thư mục > Nhấn OK > Nhấn OK > Chọn Run this rule now on messages already in this current folder > Chọn OK.

Tham khảo ngay các mẫu bàn phím bán chạy nhất:

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhấn chuột phải vào email của người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể > Nhấn vào Rules > Chọn Create Rule.

Chọn Create Rule

Bước 2: Tại đây, bạn hãy tạo rule tự động di chuyển mail khi thỏa mãn các điều kiện sau:

From: người gửi.
Subject contains: chủ đề chứa.
Send to: được gửi tới.

Tùy chọn thực hiện các tính năng bạn muốn:

Display in the new item alert windows: hiển thị trong cửa sổ cảnh báo mục mới.
Play a selected sound: phát âm thanh được chọn.
Move the item to folder: di chuyển tới thư mục.

Tại mục Move the item to folder, bạn hãy chọn Select Folder.

Tạo quy tắc phân loại thư