Cách tạo Drop List (lựa chọn) trong Excel: Hạn chế nhập sai

Đóng góp bởi Le Linh1 ngày trước 2 bình luận

Drop List (danh sách thả xuống) là một trong tính năng giúp tạo lựa chọn trong Excel vô cùng phổ biến. Nếu bạn đang tìm cách tạo drop list trong Excel để hạn chế nhập sai dữ liệu, hãy xem ngay hướng dẫn dưới đây để giải quyết vấn đề trên laptop, máy tính của bạn nhé!

Cách tạo list chọn trong excel phù hợp với bạn:

Cách 1 (Nhanh nhất): Nhập tay trực tiếp. Dùng cho danh sách ngắn (VD: Nam/Nữ, Có/Không).
Cách 2 (Thông dụng): Dùng dữ liệu có sẵn trong bảng. Dùng cho danh sách dài, cần cập nhật thường xuyên.
Cách 3 (Nâng cao): List phụ thuộc (Dùng hàm INDIRECT). Chọn mục A sẽ ra danh sách con của A.

📥 TẢI FILE THỰC HÀNH MẪU TẠI ĐÂY

1. Cách tạo Drop List bằng cách tự nhập (Nhanh nhất)

Đây là cách tạo list chọn trong excel đơn giản nhất, không cần tạo vùng dữ liệu phụ.

Bước 1: Chọn ô cần tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Data Validation

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Source > Nhập tên các thành phần cần tạo list ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Nhập tên các thành phần cần tạo list và nhấn OK

2. Cách tạo Drop List khi có sẵn dữ liệu trong bảng tính

Nếu bạn đã có sẵn danh sách (ví dụ tên nhân viên, danh mục sản phẩm), hãy dùng cách này để tạo list chọn trong excel chuyên nghiệp hơn.

Bước 1: Chọn ô cần tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Data Validation

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Source > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính > Nhấn OK.

Lưu ý: Bạn cũng có thể lấy dữ liệu từ 1 Sheet khác bằng cách nhấn sang Sheet đó và chọn vùng dữ liệu đã được tạo.

Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính và nhấn OK

3. Cách tạo Drop List phụ thuộc vào 1 list khác (Nâng cao)

Đây là kỹ thuật nâng cao giúp bạn tạo lựa chọn trong excel theo cấp bậc (Ví dụ: Chọn Tỉnh thì mới hiện Huyện tương ứng).

Bước 1: Đặt tên cho vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo Drop List như sau:

Tô chọn dãy ô là TÊN SP > Vào thẻ Formulas > Chọn Define Name.

Tô chọn dãy ô là TÊN SP và Chọn Define Name

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên nhập tên cho vùng dữ liệu > Nhấn OK.

Lưu ý: Tên vùng dữ liệu cần đặt giống với tiêu đề cột của dữ liệu và không có khoảng trắng.

Ví dụ: Tô chọn từ A2 đến A10: Đặt tên TENSP.

Ở hộp thoại hiện lên nhập tên cho vùng dữ liệu và nhấn OK

Bước 3: Chọn ô cần đặt danh sách thả xuống > Chọn thẻ Data > Nhấn chọn Data Validation > Ở hộp thoại hiện lên chọn thẻ Settings > Đi đến mục Allow chọn List > Ở phần Source bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A13," ","")) > Nhấn OK.

Giải thích hàm:

- SUBSTITUTE(A13," ",""): Có nghĩa là lấy dữ liệu ở ô A13 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để phù hợp với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.

- Hàm INDIRECT: Sẽ đóng vai trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa TÊN SP đã đặt tên bên trên phù hợp với TÊN SP được nhập trong bảng bên dưới.

Nhập công thức để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc vào một List

4. Cách tùy chỉnh và sao chép danh sách

Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range

Bước 1: Vào thẻ Formulas > Chọn Name Manager > Chọn tên vùng dữ liệu muốn chỉnh sửa.

Vào thẻ Formulas chọn Name Manager và Chọn tên vùng dữ liệu muốn chỉnh sửa

Bước 2: Thực hiện tùy chỉnh như thay đổi vùng dữ liệu, chỉnh sửa tên, xóa tên vùng dữ liệu.

- Chọn mũi tên hướng lên tại mục Refers to để thay đổi vùng dữ liệu.

- Chọn Edit... để chỉnh sửa tên vùng dữ liệu.

- Chọn Delete để xóa tên vùng dữ liệu.

Thực hiện tùy chỉnh như thay đổi vùng dữ liệu, chỉnh sửa tên, xóa tên vùng dữ liệu

Sao chép và dán Drop List

Bước 1: Chọn ô đã được tạo Drop List > Nhấn chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + V).

Copy Drop List

Bước 2: Chọn ô muốn dán Drop List > Nhấn chuột phải chọn Paste Special....

Nhấn chuột phải chọn Paste Special...

Bước 3: Tại mục Paste chọn Validation > Nhấn OK.

Tại mục Paste chọn Validation và Nhấn OK

5. Cách xóa danh sách thả xuống

Chọn ô đã tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation > Chọn Clear All > Nhấn OK.

Xóa danh sách thả xuống

6. Một số lưu ý khi tạo list chọn trong Excel

- Sau khi tạo drop list trong excel, hãy nhấn vào ô chứa danh sách để kiểm tra xem các mục đã hiển thị đầy đủ chưa.

- Khi thực hiện sao chép, tại mục Source các ô và dải ô đều nên được cố định bằng cách chọn ô hoặc dải ô bằng cách nhấn chuột để chọn, không nên nhập tay. Để khi chuyển đến ô khác các ô và dải ô đều không bị thay đổi.

Cố định ô bằng cách nhấn chuột để chọn

Để xử lý các file Excel chứa nhiều Drop List và công thức phức tạp mà không bị giật lag, hãy mua ngay Microsoft 365 bản quyền. Sở hữu 1TB OneDrive lưu trữ thả ga, trọn bộ Office cao cấp luôn được cập nhật mới nhất:

Microsoft 365 Personal chính hãng (có AI Copilot)

1.690.000₫

2.090.000₫ -19%

Microsoft 365 Family chính hãng (có AI Copilot)

1.990.000₫

2.590.000₫ -23%

Microsoft Office Home 2024 chính hãng

2.390.000₫

2.990.000₫ -20%

Microsoft Windows 11 Home 64-bit chính hãng

3.290.000₫

3.690.000₫ -10%

Microsoft Windows 11 Pro 64-bit chính hãng

4.890.000₫

5.490.000₫ -10%

ESET NOD32 Antivirus chính hãng 240.000₫

ESET Home Security Essential 1 thiết bị chính hãng 360.000₫

Kaspersky Plus 01 PC chính hãng 410.000₫

Kaspersky Plus 3 tháng 01 PC chính hãng 88.000₫

Xem thêm sản phẩm Phần mềm

Xem thêm:

Trên đây là cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel có ví dụ chi tiết. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại những thông tin bạn cần. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thành công nhé!

212.199 lượt xem

Bài viết liên quan của người dùng

Từ khóa: thủ thuật văn phòng, Drop List, Cách tạo Drop List, Cách tạo Drop List trong Excel, Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Không tìm thấy kết quả phù hợp

Đặt câu hỏi