Hướng dẫn cài đặt máy in cho máy tính và cách sử dụng máy in mới mua

Đóng góp bởi Tuan Thanh11/12

Hiện nay, máy in là một thiết bị không thể thiếu trong môi trường làm việc văn phòng. Lúc mới mua máy in chúng ta cần phải tiến hành cài đặt mới sử dụng được. Hôm nay, mình sẽ chia sẻ cách cài đặt và sử dụng máy in khi mới mua về sao cho đúng cách nhé.

1. Cần chuẩn bị gì trước khi cài đặt máy in?

Trước khi bắt đầu quy trình cài đặt máy in cho máy tính, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau đã sẵn sàng:

Nguồn điện: Cắm dây nguồn cho máy in và bật nút khởi động (Power).
Kết nối vật lý: Chuẩn bị cáp USB (thường đi kèm máy) hoặc đảm bảo máy in và máy tính đang kết nối cùng một mạng Wifi (đối với máy in không dây).
Giấy và Mực: Nạp giấy vào khay và kiểm tra hộp mực (tháo các băng dính bảo vệ seal mực nếu là máy mới).

Cần chuẩn bị gì trước khi cài đặt máy in?

2. Cách cài đặt máy in cho máy tính Windows (Win 10, 11)

Windows 10 và Windows 11 có cơ chế tự động nhận diện thiết bị ngoại vi rất thông minh. Bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau:

Kết nối trực tiếp (Plug and Play)

Đây là cách đơn giản nhất. Bạn chỉ cần cắm dây cáp từ máy in vào cổng USB trên máy tính. Hệ điều hành Windows sẽ tự động phát hiện thiết bị mới và tự động tải driver phù hợp để cài đặt.

Sau khi có thông báo "Device is ready", bạn đã có thể in ấn ngay.

Cài đặt máy in cho máy tính Windows bằng kết nối trực tiếp

Cài đặt thủ công trong Settings

Nếu cắm dây mà máy không tự nhận, hãy thực hiện các bước sau để cài đặt máy in cho máy tính thủ công:

Bước 1: Nhấn phím Windows, gõ từ khóa "Printers & scanners" và nhấn Enter.

Bước 2: Chọn mục Add a printer or scanner (Thêm máy in hoặc máy quét).

Hệ thống sẽ quét các máy in đang kết nối (cả USB và Wifi).

Bước 3: Khi tên máy in của bạn hiện ra, nhấn nút Add device.

Chờ một chút để Windows thiết lập, khi trạng thái chuyển sang "Ready" là xong.

Cài đặt thủ công trong Settings

3. Cách cài đặt máy in cho MacBook (macOS)

Đối với người dùng hệ sinh thái Apple, việc kết nối máy in cũng rất trực quan. Dưới đây là cách thực hiện:

Kết nối máy in với MacBook qua cáp USB (có thể cần cổng chuyển USB-C) hoặc Wifi.

Bước 1: Click vào biểu tượng Apple (Quả táo) ở góc trái màn hình > Chọn System Settings (hoặc System Preferences).

Bước 2: Tìm và chọn mục Printers & Scanners.Nhấn vào nút Add Printer, Scanner, or Fax... (thường là dấu cộng +).

Bước 3: Chọn tên máy in của bạn trong danh sách hiện ra > Nhấn Add.

Lưu ý: macOS thường sử dụng công nghệ AirPrint để in mà không cần cài driver phức tạp.

Tuy nhiên, để sử dụng đầy đủ tính năng, máy có thể yêu cầu tải phần mềm hỗ trợ.

Cách cài đặt máy in cho MacBook (macOS)

4. Cách tải Driver máy in (Khi máy tính không tự nhận)

Trong trường hợp bạn đã làm đúng các bước cài đặt máy in cho máy tính ở trên nhưng máy vẫn không in được, nguyên nhân chính thường là thiếu Driver. Bạn cần tải Driver chính hãng theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Xác định chính xác tên mã máy in (Ví dụ: Canon LBP 2900, HP Neverstop 1000w,...).

Bước 2: Truy cập Google, gõ cú pháp: Driver + Tên máy in + Win 10/11/Mac.

Bước 3: Truy cập vào trang chủ của hãng (Canon, HP, Brother, Epson...). Tuyệt đối không tải từ các trang web lạ để tránh virus.

Bước 4: Tải file cài đặt về, chạy file .exe (Windows) hoặc .dmg (Mac) và làm theo hướng dẫn trên màn hình (Next > Install > Finish).

Cách tải Driver máy in

5. Một số lỗi thường gặp sau khi cài đặt

Sau khi hoàn tất việc cài đặt máy in cho máy tính, đôi khi bạn sẽ gặp vài sự cố nhỏ. Dưới đây là cách khắc phục nhanh:

Máy tính báo "Offline": Kiểm tra lại dây cáp, khởi động lại máy in và máy tính.
In ra giấy trắng: Kiểm tra lại mực in hoặc đầu phun (đối với máy in phun).
Máy báo kẹt giấy (Paper Jam): Mở nắp máy, nhẹ nhàng rút giấy kẹt ra theo chiều giấy chạy, tránh giật mạnh làm rách giấy.

Một số lỗi thường gặp sau khi cài đặt

6. Hướng dẫn cách in tài liệu trên máy in cơ bản (Word, Excel, PDF)

Sau khi đã hoàn tất việc cài đặt máy in cho máy tính, bạn có thể bắt đầu in ấn các văn bản phục vụ công việc. Dù bạn sử dụng phần mềm nào (Microsoft Word, Excel hay trình đọc PDF), quy trình in cơ bản đều tuân theo các bước chuẩn sau đây:

Bước 1: Mở tài liệu và sử dụng lệnh in

Mở file tài liệu cần in lên. Để kích hoạt tính năng in, bạn có thể sử dụng một trong hai cách:

Cách thủ công: Trên thanh Menu, chọn thẻ File > Chọn Print.
Cách dùng phím tắt (Khuyên dùng): Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (đối với Windows) hoặc Command + P (đối với MacBook). Đây là thao tác nhanh nhất giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Thiết lập thông số in quan trọng

Hộp thoại in ấn sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn không nên nhấn in ngay mà hãy kiểm tra các thông số sau để tránh lãng phí giấy mực:

Printer: Chọn đúng tên máy in bạn vừa cài đặt (nếu máy tính kết nối nhiều máy in cùng lúc).
Copies (Số bản in): Nhập số lượng bản sao bạn muốn in.
Settings / Pages (Phạm vi in):
- Print All Pages: In toàn bộ tài liệu.
- Print Current Page: Chỉ in trang màn hình đang hiển thị.
- Custom Print: Nhập số trang cụ thể (Ví dụ nhập "1-5, 8" để in từ trang 1 đến 5 và trang 8).
Print One Sided / Both Sides: Chọn "Print One Sided" để in 1 mặt hoặc "Print on Both Sides" nếu bạn muốn in 2 mặt (lưu ý máy in phải hỗ trợ tính năng in đảo mặt tự động).
Orientation: Chọn Portrait (Khổ dọc) hoặc Landscape (Khổ ngang).

Bước 3: Hoàn tất

Sau khi đã thiết lập xong, bạn nhấn nút biểu tượng Print to nhất trên màn hình. Máy in sẽ bắt đầu nhận lệnh và xử lý.

Hướng dẫn cách in tài liệu trên máy in cơ bản

Lưu ý: Trong quá trình máy đang chạy, tuyệt đối không được rút giấy đột ngột hoặc tắt nguồn điện để tránh kẹt giấy và hỏng rulo sấy.

MUA NGAY máy in 2 mặt tự động chính hãng, giá tốt tại Thế Giới Di Động

Máy in laser trắng đen Brother HL-L2321D

Online giá rẻ quá

2.880.000₫

3.390.000₫ -15%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Máy in laser trắng đen HP LaserJet M211d (9YF82A)

2.990.000₫

3.290.000₫ -9%

Máy in laser trắng đen Brother HL-L2366DW Wifi

4.190.000₫

4.390.000₫

Máy in laser trắng đen Brother DCP-B7640DW Wifi

5.890.000₫

6.090.000₫

Máy in laser trắng đen Brother HL-B2180DW Wifi

4.390.000₫

4.590.000₫

Máy in phun màu Brother DCP-T730DW Wifi

5.590.000₫

5.690.000₫

Máy in laser trắng đen Brother DCP-L2520D

4.590.000₫

4.790.000₫

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Máy in laser trắng đen HP LaserJet M211dw Wifi (9YF83A)

4.090.000₫

4.290.000₫

Máy in laser trắng đen Brother DCP-B7620DW Wifi

Online giá rẻ quá

5.390.000₫

5.690.000₫ -5%

Xem thêm sản phẩm Máy in

Xem thêm:

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách cài đặt máy in cho máy tính áp dụng cho cả Windows và MacBook. Hy vọng bài viết này giúp bạn tự tin kết nối và sử dụng thiết bị in ấn phục vụ cho công việc và học tập. Nếu gặp khó khăn trong quá trình cài đặt, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhé!

1.998 lượt xem

Từ khóa: cài đặt máy in, cách sử dụng máy in

Không tìm thấy kết quả phù hợp

Đặt câu hỏi