Microsoft Access là gì? So sánh Access và Excel, cách dùng cơ bản

Đóng góp bởi Dương Trúc Phương08/12

Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ thuộc bộ microsoft office, giúp bạn lưu trữ và truy xuất thông tin một cách có hệ thống, vượt trội hơn hẳn so với bảng tính thông thường. Bài viết này sẽ giải thích rõ Access là gì, các thành phần chính, so sánh với Excel và hướng dẫn các bước sử dụng cơ bản cho người mới bắt đầu. Khám phá ngay!

1. Microsoft Access là gì?

Microsoft Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System - RDBMS) do Microsoft phát triển, là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office. Không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ dữ liệu như Excel, Access còn là một công cụ để tạo ra các ứng dụng quản lý hoàn chỉnh.

Mục đích chính của nó là lưu trữ, quản lý, truy xuất và phân tích một lượng lớn dữ liệu có mối liên hệ với nhau. Ra mắt lần đầu vào năm 1992, Access đã trở thành giải pháp phổ biến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ hơn bảng tính nhưng không quá phức tạp.

Microsoft Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ

2. Các thành phần cốt lõi của Microsoft Access

Một cơ sở dữ liệu Access hoàn chỉnh được xây dựng dựa trên 4 đối tượng chính, mỗi đối tượng có một chức năng riêng biệt và liên kết chặt chẽ với nhau. Hiểu rõ vai trò của chúng là chìa khóa để làm chủ phần mềm này.

Bảng (Table)

Bảng là thành phần nền tảng và quan trọng nhất, được ví như "xương sống" của toàn bộ cơ sở dữ liệu, là nơi chứa đựng toàn bộ thông tin. Mỗi bảng có cấu trúc gồm các cột (fields) để định nghĩa loại thông tin và các hàng (records) để lưu trữ dữ liệu cụ thể.

Khác với Excel, cấu trúc của Bảng trong Access rất chặt chẽ, mỗi cột phải có một Kiểu dữ liệu (Data Type) xác định (ví dụ: Text, Number, Date/Time), điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu.

Truy vấn (Query)

Truy vấn là công cụ mạnh mẽ dùng để "hỏi" cơ sở dữ liệu, cho phép người dùng xem, thay đổi và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể dùng Query để tìm kiếm, lọc, sắp xếp, tính toán, cập nhật hoặc xóa hàng loạt dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.

Mặc dù nền tảng của nó là ngôn ngữ SQL (Structured Query Language), Access cung cấp một giao diện người dùng đồ họa trực quan (Query by Example) giúp người dùng không cần viết code phức tạp.

Biểu mẫu (Form)

Biểu mẫu là giao diện đồ họa mà người dùng cuối tương tác để nhập liệu hoặc xem thông tin, giúp quá trình làm việc trở nên trực quan và thân thiện hơn. Sử dụng Form giúp việc nhập liệu dễ dàng, có kiểm soát và tránh sai sót so với việc nhập trực tiếp vào bảng. Các ví dụ phổ biến bao gồm form nhập thông tin khách hàng, form tạo đơn hàng mới.

Báo cáo (Report)

Báo cáo là đối tượng dùng để định dạng, tổng hợp và trình bày dữ liệu theo một bố cục chuyên nghiệp, thường dùng để in ấn hoặc xuất ra file PDF. Điểm khác biệt chính so với

Biểu mẫu là Báo cáo mang tính "tĩnh", chủ yếu dùng để xem và trình bày, trong khi Biểu mẫu là "động", dùng để tương tác (thêm, sửa, xóa dữ liệu). Ví dụ như báo cáo doanh thu tháng, danh sách nhân viên, phiếu in đơn hàng.

Các thành phần cốt lõi của Microsoft Access

3. So sánh Microsoft Access và Microsoft Excel

Mặc dù cả hai phần mềm đều có thể lưu trữ dữ liệu dạng bảng, chúng được thiết kế cho những mục đích rất khác nhau. Việc lựa chọn đúng công cụ sẽ quyết định hiệu quả công việc của bạn.

Tiêu chí	Microsoft Access	Microsoft Excel
Mục đích chính	Quản lý cơ sở dữ liệu: Lưu trữ, truy xuất và quản lý lượng lớn dữ liệu có mối liên hệ với nhau.	Phân tích bảng tính: Thực hiện các phép tính, phân tích số liệu, tạo biểu đồ và báo cáo nhanh.
Cấu trúc dữ liệu	Dữ liệu quan hệ: Dữ liệu được tổ chức trong nhiều bảng liên kết với nhau qua các khóa (keys).	Dữ liệu phẳng: Dữ liệu thường được chứa trong một hoặc vài bảng tính riêng lẻ, không có mối quan hệ ràng buộc.
Khả năng lưu trữ	Rất lớn, có thể quản lý hàng trăm nghìn bản ghi một cách hiệu quả. Tối ưu cho cả văn bản và số liệu.	Hạn chế hơn, hiệu suất giảm khi làm việc với lượng dữ liệu lớn. Tối ưu cho số liệu.
Tính toàn vẹn dữ liệu	Cao. Bắt buộc tuân thủ các quy tắc về kiểu dữ liệu và mối quan hệ, hạn chế nhập sai thông tin.	Thấp. Người dùng có thể nhập bất kỳ loại dữ liệu nào vào một ô, dễ gây ra sự không nhất quán.
Cộng tác đa người dùng	Tốt hơn. Cho phép nhiều người cùng lúc nhập liệu và chỉnh sửa trên cùng một cơ sở dữ liệu.	Khó khăn. Khi một người đang chỉnh sửa, người khác thường chỉ có thể xem (read-only).
Trường hợp sử dụng	Quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý thông tin khách hàng (CRM), tạo ứng dụng nghiệp vụ nhỏ.	Lập ngân sách, báo cáo tài chính, phân tích dữ liệu bán hàng, tạo biểu đồ thống kê, quản lý công việc cá nhân.

So sánh Microsoft Access và Microsoft Excel

Để sử dụng Microsoft Access hiệu quả, tham khảo ngay các mẫu laptop văn phòng giá tốt:

Trả chậm 0%

MacBook Pro 14 inch M5 16GB/512GB 41.990.000₫

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Dell 15 DC15250 i7 1355U (DC5I7748W1)

20.990.000₫

21.390.000₫

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Lenovo IdeaPad Slim 3 15IRH10 i5 13420H (83K1000HVN)

15.890.000₫

16.990.000₫ -6%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Acer Aspire Lite 15 AL15 71P 517D i5 12450H (NX.J7KSV.001)

14.890.000₫

15.590.000₫

Trả chậm 0% trả trước 0đ

HP 15 fc0085AU R5 7430U (A6VV8PA)

14.590.000₫

15.790.000₫ -7%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Asus Vivobook Go 15 E1504FA R5 7520U (NJ776W)

13.590.000₫

14.190.000₫

Trả chậm 0%

MacBook Air 13 inch M2 16GB/256GB

19.690.000₫

24.490.000₫ -19%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Dell Inspiron 15 3530 i5 1334U (71070372)

17.490.000₫

19.390.000₫ -9%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

HP 240 G10 i5 1334U (B93GZAT)

16.590.000₫

18.390.000₫ -9%

Xem thêm sản phẩm Laptop

4. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access cơ bản

Quy trình 5 bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ứng dụng quản lý đơn giản từ con số không, giúp người mới hình dung được luồng công việc trong Access.

Xem thêm: Hướng dẫn kích hoạt, activate Office 365 bản quyền trên mọi thiết bị

Tạo cơ sở dữ liệu (Database)

Đây là bước đầu tiên, tạo ra một "ngôi nhà" chứa tất cả các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo của bạn.

Bước 1: Mở ứng dụng Access, chọn File > New.

Bước 2: Chọn Blank database (Cơ sở dữ liệu trống).

Bước 3: Đặt tên cho tệp cơ sở dữ liệu của bạn và chọn vị trí lưu, sau đó nhấn Create.

Tạo cơ sở dữ liệu (Database)

Tạo Bảng và Nhập liệu

Sau khi có "ngôi nhà", bạn cần xây dựng "nền móng" bằng cách tạo các bảng và định nghĩa cấu trúc cho chúng.

Bước 1: Trong tab Create, chọn Table Design.

Bước 2: Tại đây, nhập tên các cột vào mục Field Name và chọn Data Type (kiểu dữ liệu) tương ứng cho mỗi cột.

Bước 3: Thiết lập một trường làm Primary Key (khóa chính) bằng cách nhấp chuột phải và chọn Primary Key.

Bước 4: Lưu bảng lại, sau đó mở ra và bắt đầu nhập liệu hoặc sử dụng tính năng External Data > New Data Source > From File > Excel để nhập dữ liệu từ file có sẳn.

Tạo Bảng và Nhập liệu

Thiết lập mối quan hệ (Relationships)

Đây là bước thể hiện sức mạnh cốt lõi của Access, cho phép liên kết các bảng đã tạo để thể hiện mối quan hệ logic giữa chúng.

Bước 1: Vào tab Database Tools, chọn Relationships.

Bước 2: Thêm các bảng bạn muốn liên kết vào cửa sổ.

Bước 3: Kéo trường khóa chính từ bảng chính (ví dụ: ID_KhachHang trong bảng KhachHang) và thả vào trường tương ứng (khóa ngoại) ở bảng phụ (ví dụ: ID_KhachHang trong bảng DonHang).

Bước 4: Tích vào ô Enforce Referential Integrity để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và nhấn Create.

Thiết lập mối quan hệ (Relationships)

Tạo Truy vấn, Biểu mẫu và Báo cáo

Sau khi có dữ liệu và mối quan hệ, bạn có thể sử dụng các công cụ tự động (Wizard) để nhanh chóng tạo ra các đối tượng còn lại.

Bước 1: Để tạo Biểu mẫu, chọn bảng bạn muốn, vào tab Create và nhấn Form. Access sẽ tự động tạo một biểu mẫu nhập liệu cơ bản.

Bước 2: Tương tự, để tạo Báo cáo, chọn bảng hoặc truy vấn, vào tab Create và nhấn Report.

Bước 3: Để tạo Truy vấn, vào Create > Query Wizard và làm theo các bước hướng dẫn để chọn bảng, các trường cần hiển thị và điều kiện lọc.

Tạo Truy vấn, Biểu mẫu và Báo cáo

5. Câu hỏi thường gặp về Microsoft Access

Dưới đây là tổng hợp một số câu hỏi thường gặp giúp người dùng mới nhanh chóng giải đáp các băn khoăn cơ bản khi tìm hiểu về phần mềm này.

Microsoft Access có miễn phí không?

Microsoft Access không phải là một phần mềm máy tính miễn phí. Nó được bán kèm trong một số gói của bộ Microsoft Office hoặc Microsoft 365. Bạn cần mua bản quyền để sử dụng đầy đủ tính năng.

Học Microsoft Access có khó không?

Đối với người đã quen với Excel, việc học Access ở mức cơ bản (tạo bảng, form, report đơn giản) không quá khó. Tuy nhiên, để làm chủ các tính năng nâng cao như VBA và các truy vấn phức tạp, bạn sẽ cần đầu tư thời gian và có tư duy logic tốt.

Có thể sử dụng Access online không?

Phiên bản Access truyền thống là một ứng dụng cho máy tính desktop. Tuy nhiên, Microsoft cung cấp các giải pháp thay thế trên nền tảng Lưu trữ đám mây như Microsoft Dataverse và Power Apps để xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu có thể truy cập online.

Xem thêm các mẫu laptop đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động để làm việc hiệu quả với Microsoft Access:

Trả chậm 0%

MacBook Pro 14 inch M5 16GB/512GB 41.990.000₫

Trả chậm 0% trả trước 0đ

MacBook Air 13 inch M4 16GB/256GB

23.990.000₫

26.490.000₫ -9%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Dell 15 DC15250 i7 1355U (DC5I7748W1)

20.990.000₫

21.390.000₫

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Lenovo IdeaPad Slim 3 15IRH10 i5 13420H (83K1000HVN)

15.890.000₫

16.990.000₫ -6%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Acer Aspire Lite 15 AL15 71P 517D i5 12450H (NX.J7KSV.001)

14.890.000₫

15.590.000₫

Trả chậm 0% trả trước 0đ

HP 15 fc0085AU R5 7430U (A6VV8PA)

14.590.000₫

15.790.000₫ -7%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Asus Vivobook Go 15 E1504FA R5 7520U (NJ776W)

13.590.000₫

14.190.000₫

Trả chậm 0%

MacBook Air 13 inch M2 16GB/256GB

19.690.000₫

24.490.000₫ -19%

Trả chậm 0% trả trước 0đ

Asus Gaming Vivobook 16X K3605VC i5 13420H (RP364W)

19.690.000₫

22.090.000₫ -10%

Xem thêm sản phẩm Laptop

Xem thêm:

Tóm lại, Microsoft Access là một công cụ hữu ích cho việc quản lý dữ liệu có cấu trúc, đóng vai trò là bước đệm hoàn hảo giữa Excel và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp. Nếu bạn cần một hệ thống quản lý nhỏ, Access là lựa chọn đáng cân nhắc.

5 lượt xem

Không tìm thấy kết quả phù hợp

Đặt câu hỏi